Der Kennwort-Manager für Microsoft Dynamics 365 Business Central ermöglicht die sichere und strukturierte Verwaltung von Zugangsdaten direkt im ERP-System. Passwörter werden zentral gespeichert und gezielt dort abgelegt, wo sie gebraucht werden – bei Debitoren, Kreditoren, Kontakten oder Mitarbeitern. Jede Passwortzeile kann zusätzlich einer benutzerdefinierten Gruppe zugeordnet werden, sodass sich beispielsweise Zugänge zu Kundenportalen, Lieferantensystemen, internen Anwendungen oder Mitarbeiteraccounts klar trennen und organisieren lassen. Die Felder sind flexibel aufgebaut und erlauben neben Benutzername und Passwort auch ergänzende Informationen wie Bemerkungen oder Beschreibungen. Für neue Einträge können direkt im System sichere Passwörter generiert werden, ohne zusätzliche Software oder Browser-Plugins.

Der Zugriff auf gespeicherte Zugangsdaten wird über das Berechtigungssystem von Business Central gesteuert. Es lassen sich gezielt Rechte vergeben, entweder individuell pro Benutzer oder gesammelt über Rollen. Auf diese Weise kann festgelegt werden, wer auf welche Passwortgruppen Zugriff hat. Das ist insbesondere dann relevant, wenn verschiedene Abteilungen mit unterschiedlichen Systemen arbeiten oder wenn bestimmte Informationen nur ausgewählten Mitarbeitenden zur Verfügung stehen sollen.

Gespeicherte Passwörter sind jederzeit direkt aus dem ERP-System heraus erreichbar. Der Zugriff erfolgt über die Debitoren-, Kreditoren-, Kontakt- oder Mitarbeiterkarte, bei der die Zugangsdaten hinterlegt sind. Mit einem Klick auf den gespeicherten Link wird der zugehörige Zugang – beispielsweise ein Kundenportal, ein Lieferantenlogin oder ein interner Dienst – im Browser geöffnet. Einträge können bei Bedarf in Gruppen organisiert werden und sind über die integrierte Suche schnell auffindbar. Jeder Zugriff wird automatisch protokolliert, um nachzuvollziehen, wann und von wem auf welche Daten zugegriffen wurde.

Der Kennwort-Manager reduziert den manuellen Aufwand und erhöht die Datensicherheit bei der täglichen Arbeit mit zahlreichen Logins. Statt Passwörter in externen Tools, Tabellen oder Notizen zu speichern, werden sie zentral und kontrolliert im System verwaltet. Zugriffe sind nachvollziehbar, Zuständigkeiten klar geregelt und Passwörter jederzeit auffindbar, direkt dort, wo sie benötigt werden.